6 sinais de que sua última Auditoria Interna marcou um golaço

*Richard Chambers, presidente do The IIA Global

Como venho escrevendo em meu blog há quase 10 anos, acho que a auditoria interna pode ser um dos trabalhos mais gratificantes do planeta. Mas, sejamos sinceros, não importa o quão bom você seja em seu trabalho, é improvável que as pessoas visitem seu escritório todos os dias, ou publiquem um comentário nas mídias sociais, só para dizer o quanto elas amaram sua última auditoria. Ainda assim, como escrevi em 2011, há sinais inconfundíveis de que sua última auditoria foi, de fato, um grande sucesso. Aqui estão alguns dos meus indicadores favoritos de que um relatório de auditoria interna acertou em cheio e marcou um golaço.

1. Seu comitê de auditoria pede especificamente que você informe os membros sobre sua última auditoria

Na maioria das organizações, o CAE participa regularmente das reuniões do comitê de auditoria, mas é menos provável que outros auditores internos também participem. Se você normalmente não é convidado, mas desta vez o comitê de auditoria quer ouvir você, parabéns! Muito provavelmente, sua auditoria tratou de um risco crítico ou teve repercussões importantes e seus esforços estão sendo notados. Nesse caso, você e a auditoria interna marcaram um golaço. (A não ser que o comitê de auditoria tenha chamado você simplesmente porque os membros queriam criticar sua auditoria. Aí, infelizmente, não foi um golaço, e sim um gol contra. 

2. O CEO ou CFO esbarra com você no corredor e começa a falar sobre a auditoria

Quando as pessoas param o que estão fazendo apenas para falar sobre os resultados de uma auditoria recente, é bem provável que você esteja fazendo a diferença em sua organização. Qualquer reconhecimento especial de uma auditoria, mesmo em uma reunião improvisada, indica que as pessoas têm pensado sobre o seu relatório e suas consequências. Vejo isso como um grande sinal de que a auditoria interna está funcionando como um agente de mudança positiva.

3. Suas recomendações de auditoria levam a significativas economias de custo, aumentos de receita e/ou a ganhos de eficiências

Todo mundo ama dinheiro. Se o seu relatório de auditoria interna resultou em uma redução significativa de custos ou melhorou materialmente o resultado da organização, tenho certeza de que você já sabe que a auditoria marcou um golaço. Estes são resultados que deixariam qualquer auditor orgulhoso. Os auditores internos sabem que dinheiro não é a única coisa que importa – mas nunca é demais.

4. Sua auditoria interna revela um grande risco, antes não reconhecido, ou impede uma grande fraude

Quando uma auditoria interna descobre um problema sério ou impede que um grande problema ocorra, você sabe que fez a diferença. Lidar com um risco grave pode não aumentar a receita, mas, às vezes, uma recomendação de auditoria interna pode até salvar uma vida – e a auditoria interna que fizer isso, terá marcado um golaço, na opinião de qualquer um.

5. A gerência operacional pede seus conselhos sobre questões adicionais ou relacionadas a um relatório recente de auditoria

Se você receber um retorno da gerência operacional, pedindo orientações adicionais, você pode considerar que sua auditoria foi um sucesso. Quando a gerência operacional pede sua opinião sobre as operações, é provável que sua auditoria tenha acertado em cheio. Mas não conta se alguém ligar para você apenas para pedir conselhos sobre como redigir uma resposta a uma recomendação de auditoria.

6. Sua auditoria divulga (e a gerência concorda) que a cultura é a causa (raiz) de uma ou mais descobertas de seu relatório

Para ser honesto, este item não estava na lista que publiquei pela primeira vez em 2011. No entanto, as expectativas de que a auditoria interna comente sobre a cultura aumentaram drasticamente nos últimos anos. Qualquer auditor interno que possa identificar claramente a cultura como causa raiz em um relatório de auditoria, para mim, pode ser indicado para ganhar a “bola de ouro”.

Estes não são os únicos indicadores de que a auditoria interna marcou um golaço. Na verdade, o sinal mais forte de que uma auditoria interna foi bem-sucedida é muitas vezes único às circunstâncias daquele trabalho específico. É claro que, se uma única auditoria obteve todos os resultados acima, as chances são de que não foi apenas um golaço. Foi a conquista da Copa!

Adoraria receber suas opiniões. Você tem exemplos reais de momentos em que você percebeu que sua última auditoria interna foi um sucesso? Compartilhemos as experiências!

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Richard F. Chambers, presidente e CEO do Global Institute of Internal Auditors, escreve um blog semanal para o InternalAuditor.org sobre questões e tendências relevantes para a profissão de auditoria interna.

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Os Auditores Internos Podem Auditar Qualquer Coisa – Mas Não Podem Auditar Tudo

*Richard Chambers, presidente do The IIA Global

Há momentos em que os clientes de auditoria interna e outros profissionais têm expectativas irreais sobre nossa profissão. Não é de surpreender, então, que possa haver confusão sobre o nosso papel. Afinal, os auditores internos usam muitos “chapéus”. Somos analistas, especialistas em controles, consultores, professores, parceiros de negócios, vigias, consultores financeiros, especialistas em conformidade e mais. Nós realmente podemos auditar quase qualquer coisa. Embora alguns riscos claramente exijam experiência adicional para auditar, como escrevi em um artigo de 2014, “você não precisa ser um palhaço para auditar o circo”. No entanto, como observei na época, embora possamos auditar qualquer coisa, não podemos auditar tudo.

Cada vez que uma grande falha de controle aparece nas manchetes, alguém inevitavelmente pergunta: “Onde estavam os auditores internos?” Como infelizmente vimos com muita frequência no ano passado, os auditores internos se engajaram e, de fato, fizeram alertas antes das calamidades. Mas os avisos não foram tratados satisfatoriamente pela administração. Dado o tamanho e a complexidade de muitas organizações hoje em dia, isso demandaria funções de auditoria interna incrivelmente grandes para lidar com todos os riscos que as organizações enfrentam. Às vezes, simplesmente não há recursos suficientes de auditoria interna para cobrir todos os riscos significantes e, sim, também há momentos em que a auditoria interna acaba por negligenciar um risco essencial, que se prova catastrófico.

Na melhor das hipóteses, a função de auditoria interna só consegue ser tão eficaz quanto os recursos, treinamento e talento disponíveis. Os auditores internos não são infalíveis e, dadas as realidades dos orçamentos e as justificativas de custos, também não podemos ser onipresentes.

Isso pode levar a lacunas de expectativa e mal-entendidos sobre o que os auditores internos podem fazer ou sobre o que está sendo abordado. Diversos estudos, nos últimos anos, observaram grandes lacunas entre as percepções dos auditores internos, dos presidentes de comitês de auditoria, dos membros de conselhos administrativos e da alta administração sobre como suas empresas gerenciam os riscos de fraude e ética. Um estudo da PwC de alguns anos atrás mostrou que 53% dos presidentes de comitês de auditoria, membros do conselho e da alta administração achavam que os riscos de fraude e ética eram bem administrados, enquanto apenas 35% dos chief audit executives partilhavam desse sentimento.

Peter Tickner, consultor do Reino Unido sobre questões de governança corporativa e fraude, observou as diferenças de opinião sobre quem é responsável pela dissuasão de fraudes e por estabelecer e avaliar a cultura ética. Citação de Tickner: “A alta administração estava convencida de que uma das principais funções do chief audit executive era lidar proativamente com os riscos de fraude e corrupção, enquanto, em geral, os CAEs viam isso como um problema e uma responsabilidade da alta administração”.

Se Tickner estiver certo, é hora de examinar seriamente os papéis e responsabilidades das “Três Linhas de Defesa”.

Infelizmente, nossas partes interessadas (stakeholders), às vezes, querem mais garantias do que podemos oferecer. Um bom exemplo é a área de cibersegurança. De acordo com o Instituto Ponemon, 7 em cada 10 organizações dizem que seus riscos de segurança aumentaram significativamente em 2017. Como Jonathan Crowe, da Barkly, observou recentemente, “o início de 2018 coincidiu com a impressionante divulgação das vulnerabilidades do Meltdown e do Specter, que colocam praticamente todos os sistemas operacionais e dispositivos do planeta em risco”.

As estatísticas são impressionantes e, obviamente, os auditores internos das organizações de hoje não podem dar garantia absoluta sobre os controles de cibersegurança de suas organizações. Quando se trata de riscos e controles, fornecemos garantias importantes, mas não podemos dar garantia ilimitada. E, embora realizar avaliações seja um papel essencial dos auditores internos, devemos nos precaver de dar garantias falsas. As expectativas dos nossos clientes não são criadas do nada. Eles podem ter expectativas irreais, simplesmente por terem “audição seletiva”, mas parte do problema também pode ser nossa. As lacunas de expectativa podem se desenvolver por causa de algo que dizemos ou fazemos, ou da maneira como dizemos. Ou elas podem resultar do nosso silêncio.

Todos nós explicamos regularmente o que podemos fazer pelas nossas organizações e como podemos agregar valor. É importante que as partes interessadas compreendam os benefícios da auditoria interna, por isso, incorporamos tais mensagens em nossos documentos, procedimentos, anúncios de auditoria, nossas reuniões de abertura de trabalhos e em outras comunicações. No entanto, embora possamos ser bons em explicar como a auditoria interna pode ajudar, talvez devêssemos gastar um pouco mais de tempo explicando as possíveis limitações de nossas capacidades, tendo em mente o antigo mantra de atendimento ao cliente, que diz que devemos “prometer menos e entregar mais”.

Sempre haverá riscos, não importa o que a auditoria interna faça. Certos desastres estão fadados a acontecer, independentemente do número ou da qualidade dos auditores internos que protegem nossas organizações. Quando as crises ocorrem, todos os olhos da organização podem se virar para a auditoria interna, para que ela avalie as causas e consequências. A canção da banda Lady Antebellum, I Run to You, diz bem: “este mundo gira cada vez mais rápido em direção a um novo desastre, então, eu corro para você”. É natural que a administração e o conselho recorram a nós após uma falha de risco ou de controle. Por mais que possamos tentar avaliar os principais riscos antes das falhas ocorrerem, não podemos auditar tudo. Essa é uma mensagem que merece destaque na hora de estabelecer as principais expectativas das partes interessadas.

Quais são suas opiniões sobre cuidar e monitorar as expectativas das partes interessadas?

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Richard Chambers é presidente do The IIA Global e mantém um blog atualizado sobre auditoria interna em inglês, francês e espanhol

Texto original em inglês, traduzido pelo IIA Brasil

Nova lei europeia de proteção de dados terá reflexos em auditorias brasileiras

*Nancy Bittar

Ventos europeus foram bem recebidos em Brasília. Bastou o parlamento do velho continente efetivar o novo regulamento europeu de proteção de dados – General Data Protection Regulation (GDPR) – no último mês de maio – para que o Congresso Nacional resolvesse destravar as discussões que já duravam oito anos, sobre a criação do projeto de lei de Proteção de Dados Pessoais no Brasil. O Senado acaba de aprovar o texto final  e a expectativa é de que o presidente Michel Temer sancione a lei nos próximos dias.

Segundo a Constituição Federal brasileira, a privacidade e a proteção de dados são consideradas como direitos fundamentais de todos. O código civil brasileiro, o código de proteção ao consumidor e a lei da Internet também são estatutos considerados mais proeminentes, que regem o tratamento de dados pessoais no Brasil.

É urgente a definição de parâmetros que regulem o tema. Vivemos na era do Big Data, da Internet das Coisas e do avanço da tecnologia que permite que os dados sejam coletados e tratados em uma escala sem precedentes, proteger os dados pessoais adotando controles de segurança e incentivando uma consciência legal é uma questão cada vez mais desafiadora. A coleta de dados pode significar tanto um valor, como um risco.

Mas além de terem que cumprir as exigências e normativas da futura lei brasileira, as empresas precisarão estar adequadas aos parâmetros da GDPR europeia que prevê novas obrigações às companhias que coletam ou processam dados pessoais, estejam ou não em território europeu. Fica proibida a transferência de dados entre sociedades europeias e estrangeiras, salvo se atendidas condições da nova regulamentação. O alcance internacional das regras de proteção de dados pessoais foi uma das diretrizes fundamentais na elaboração da lei europeia.

O tema proteção de dados sempre foi sensível a auditores internos, mas agora deverá entrar no planejamento anual das auditorias, devido ao inerente aumento dos riscos. Caso a empresa auditada se enquadre no escopo da GDPR, o tema sugere caráter de urgência. Contudo, independentemente do tipo de negócio que estivermos auditando, sempre haverá dados pessoais em posse da empresa, clientes sedentos de privacidade e a ameaça de um vazamento de dados que traz tanto consequências financeiras como danos de imagem às vezes tão impactantes que se tornam imensuráveis.

Caso ainda precise de argumentos para convencer o auditado ou seus stakeholders da importância do tema, mantenha-os cientes de que penalidades de multa poderão ser aplicadas devido a GDPR, esteja o infrator dentro ou fora do território europeu e podem chegar a 4% do volume de negócios anual mundial da empresa ou 20 milhões de euros, o que for maior.

Algumas dicas práticas para quem esteja auditando o tema pela primeira vez são primeiro verificar se o negócio auditado está dentro do escopo da GDPR. Na dúvida, vale buscar ajuda de especialistas jurídicos. Uma análise de compliance com os itens mandatórios e recomendáveis da legislação local e internacional é fundamental.

Se a operação estiver sujeita a nova lei europeia, um Data Protection Officer (DPO) deve estar nomeado no Brasil e ser o contato da auditoria interna para muitas questões. Além disso é necessário que a empresa tenha um procedimento para regrar princípios básicos de dados pessoais: proporcionalidade, finalidade, transparência, necessidade, qualidade de dados, confidencialidade e segurança. Todos devem ser explorados e permeados na cultura do dia-a-dia da empresa.

A classificação de dados e aplicação de controles proporcionais é um grande e valioso desafio. A anonimização dos dados deve fazer parte de toda essa rotina. Uma cultura de proteção de dados requer tempo e comprometimento, portanto, campanhas de conscientização e treinamentos são fundamentais.

Nancy Bittar - IIA Brasil
Nancy Bittar destaca que os dados secretos, como de saúde, biometria, bem como dados de menores de idade requerem proteção extra

Os auditores certamente devem possuir conhecimento do PIA – Privacy Impact Assessment, ferramenta aplicável em qualquer organização, que permite a identificação, análise e mitigação dos riscos de privacidade em processos, políticas e até mesmo em novos projetos. Pode ser o caminho para identificação de pontos críticos dentro da empresa pois mostra que além das áreas típicas de folha de pagamento e pós-vendas, novos processos como o marketing digital requerem um novo olhar sob a perspectiva de proteção de dados.

Por fim, é recomendável algum canal para que os empregados possam esclarecer dúvidas e informar tratamentos indevidos ou vazamentos.

Independente de estar no alcance ou não da GDPR, cabe notar que o Ministério Público está cada vez mais atuante. Diversos escândalos de tratamento indevido de dados pessoais já são destaques na mídia nacional e as empresas que não investirem em medidas de controle de proteção não deverão ter suas penalidades atenuadas. Além disso, a expectativa é de que até o final deste ano a Lei de Proteção de Dados seja aprovada e passe a ter efeito em 2020. Suas exigências, princípios e sansões tendem a ser muito semelhantes com as da GDPR e demandarão investimentos em controles e capacitação de profissionais – que devem ser acompanhados de perto pelos departamentos de auditoria interna.

*Nancy Bittar é presidente do Comitê de Ética do Instituto dos Auditores Internos do  Brasil – IIA Brasil e Data Protection Officer (DPO) da Volkswagen do Brasil